25. Oktober 2016 – Vorbereitung der Mitgliederversammlung

Liebe Mitglieder des VdfS e.V.,

in Vorbereitung der morgigen Mitgliederversammlung (ab 18 Uhr in Haus 6, Seminarraum 26 am Campus Griebnitzsee der Uni Potsdam) findet ihr anbei eine Übersicht zu den einzelnen Vorstandsämtern.

Bitte beachtet auch, dass erstmalig eine Teilnahme an der Mitgliederversammlung via Skype möglich sein wird. Details werden morgen per E-Mail an alle Mitglieder (deren aktuelle E-Mail-Adresse dem Verein vorliegt) versandt.

Kurzbeschreibung der Aufgaben der verschiedenen Ämter des Vereinsvorstands:

Vorsitzende/r: 
Der/die Vorsitzende ist der Kopf des Vereinsvorstandes und leitet die Sitzungen des Vorstandes, sowie üblicherweise die Mitgliederversammlungen des Vereins. Der Vorsitzende ist nach Außen vertretungsberechtigt und somit zeichnungsberechtigt. D.h. er kümmert sich um die Vereinsangelegenheiten gegenüber dem Notar, Amtsgericht, Finanzamt, der Bank,… Der/die Vorsitzende hält den Kontakt zu den Vereinsmitgliedern, dem Lehrstuhl des dt-frz. Studiengangs, den Alumni (und den Studierenden, die nicht Mitglieder des Vereins sind).

Der/ die Vorsitzende ist gehalten alle Aktivitäten der übrigen Vorstandmitglieder zu überprüfen (z.B. die Finanzen, Post, etc), muss alle einzuhaltenden Fristen im Blick behalten und trägt die Hauptverantwortung für sämtliche Aktivitäten des Vereins!

Bitte stellt euch nur für dieses Amt zur Wahl, wenn ihr euch dieser Herausforderung gewachsen fühlt und die Zeit erübrigen könnt, euch dem Amt verantwortungsvoll zu widmen! Bitte bedenkt, dass es sich bei dem VdfS um einen „e.V.“, also einen im Vereinsregister offiziell eingetragenen Verein handelt, weswegen einige offizielle Dinge, insbesondere Fristen und Formalitäten eingehalten werden MÜSSEN!

Stellvertretende/r Vorsitzende/r: 
Der/die stellvertretende Vorsitzende vertritt den/die Vorsitzende/n bei Abwesenheit oder Verhinderung. Idealerweise teilen sich diese beiden Personen die Arbeitsbereiche auf. Üblicherweise übernimmt der/die stellvertretende Vorsitzende jedoch die Kommunikation mit dem Studiengang sowie die Verwaltung der Online-Präsenz. Dies kann jedoch frei zwischen den beiden Ämtern ausgemacht werden. Im Übrigen gilt für die Stellvertretung natürlich das für den Vorsitz Ausgeführte.

Schatzmeister/in: 
Der/ die Schatzmeister/in behält die Finanzen im Blick und führt Buch über alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Üblicherweise erhält der/ die Schatzmeister/in die Vollmacht für alle Bankgeschäfte des Vereins und muss die Rechnungslegung des Vereins sowie die Steuererklärung vorbereiten. Zudem hält der-/diejenige Kontakt zu den Rechnungsprüfern des Vereins.

Schriftführer/in:
Der/die Schriftführer/in fertigt über jede Sitzung des Vorstands sowie über jede Mitgliederversammlung des Vereins ein Protokoll an, das allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt wird. Der/ die Schriftführer/in ist üblicherweise für die Verwaltung, Aktualisierung und Weiterleitung der Skripte, für die Sichtung des E-Mail-Verkehrs des Vereins, ggf. für die Homepage und Facebook-Präsenz, sowie die Post zuständig und leitet alle Informationen umgehend an die übrigen Vorstandsmitglieder weiter.

Beisitzer/in: 
Das Amt des/der Beisitzer/in ist ein Amt, das besetzt werden kann, aber nicht muss. Das Amt ist ausschließlich Alumni des Studiengangs vorbehalten. Der/ die Beisitzerin steht dem Vorstand beratend zur Seite und kann, muss aber nicht an dessen regelmäßigen Sitzungen teilnehmen. Dieses Amt soll sicherstellen, dass die Interessen der Alumni ausreichend vertreten werden, da der VdfS e.V. in erster Linie ein Alumniverein ist.

Der Vorstand fasst Beschlüsse gemeinsam und arbeitet Hand in Hand.

Alle Mitglieder des Vorstandes planen zudem gemeinsam anstehende Veranstaltungen und Aktivitäten. Hier können jederzeit weitere Aufgabenbereiche verteilt werden.

Grundsätzlich sind alle Vorstandsmitglieder gehalten sich gegenseitig informiert zu halten und zu unterstützen.

Im Übrigen wird auf den Text der Vereinssatzung in der aktuellen Fassung (Stand: Februar 2016) verwiesen.

Bitte bedenkt die Verantwortung, die ein Amt im Vereinsvorstand mit sich bringt und stellt euch nur nach reiflicher Überlegung und mit ernsthaftem Engagement zur Wahl!

Bei Rückfragen könnt ihr euch gerne unter vdfs.potsdam@web.de mit uns in Verbindung setzen.

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